Welche Prozesse eignen sich für KI?

Gut geeignet sind wiederkehrende Aufgaben mit Text, klaren Vorgaben und tolerierbarer Fehlerquote – E-Mails, Protokolle, Angebotstexte, Zusammenfassungen, Übersetzungen, Stellenanzeigen. Schlecht geeignet sind Aufgaben mit rechtlicher Bindungswirkung, mit stark schwankendem Kontext oder solche, bei denen die Prüfung des Ergebnisses länger dauert als die Aufgabe selbst.

Was bedeutet 'eliminieren, delegieren, unterstützen, manuell'?

Eliminieren heißt: Der Schritt wird gar nicht mehr gebraucht – das ist die günstigste Optimierung und wird meist übersehen. Delegieren heißt: KI erstellt den Entwurf, ein Mensch gibt frei. Unterstützen heißt: Der Mensch arbeitet, KI liefert Vorschläge oder prüft. Manuell heißt: bewusst ohne KI, weil Verantwortung, Vertraulichkeit oder Qualität dagegen sprechen.

Sollte man Prozesse erst optimieren oder gleich KI einsetzen?

Erst prüfen, ob der Schritt überhaupt nötig ist. Einen überflüssigen Prozess mit KI zu beschleunigen, macht ihn nur schneller überflüssig. Deshalb beginnt der Check mit der Frage nach der Notwendigkeit und erst danach mit der Frage nach der KI-Eignung.

Prozess-Check: Welche Ihrer Aufgaben kann KI übernehmen?

Die meisten KI-Projekte scheitern nicht am Werkzeug, sondern an der Auswahl der Aufgabe. Dieser Check geht Ihre Abläufe systematisch durch und sortiert jeden Schritt in eine von vier Kategorien: streichen, an KI delegieren, KI-unterstützt erledigen oder bewusst manuell belassen.

Kostenlos, ohne Anmeldung, ca. 10 Minuten. Das Ergebnis lässt sich als PDF exportieren – inklusive aller Antworten, damit Sie es im Team besprechen können.

Was KI heute gut kann – und was nicht

Bevor Sie Ihre Prozesse bewerten, hilft eine ehrliche Einordnung der Fähigkeiten. Ohne sie delegiert man entweder zu wenig oder das Falsche.

Texte erstellen und formulieren

E-Mails, Berichte, Angebote, Dokumentationen, Marketing-Texte – KI generiert professionelle Texte aus Stichpunkten oder Vorgaben.

Texte zusammenfassen und verdichten

Lange Dokumente, Meetings, Verträge – KI extrahiert die Kernaussagen und erstellt strukturierte Zusammenfassungen.

Übersetzen und lokalisieren

Dokumente, E-Mails und Webinhalte kontextbezogen in andere Sprachen übersetzen – mit Branchenwortschatz.

Daten analysieren und visualisieren

Tabellen, CSVs und Berichte auswerten, Muster erkennen und verständliche Diagramme erzeugen.

Ideen generieren und brainstormen

Kreative Entwürfe, Kampagnenideen, Produktnamen, Strategieansätze – KI liefert Varianten und Inspiration.

Strukturieren und kategorisieren

Unstrukturierte Informationen ordnen, Daten klassifizieren und Wissensdatenbanken aufbauen.

Recherchieren und aufbereiten

Informationen zu Themen zusammentragen, vergleichen und entscheidungsreif aufbereiten.

Vorlagen und Templates erstellen

Wiederkehrende Dokumente, Checklisten, Formulare und Standardtexte generieren und anpassen.

Qualitätssicherung und Prüfung

Texte korrekturlesen, Daten auf Plausibilität prüfen und Konsistenz sicherstellen.

Kommunikation personalisieren

Massenkorrespondenz individualisieren, Tonalität anpassen und zielgruppengerecht formulieren.

Interaktiver Prozess-Check

0/21 beantwortet

ANotwendigkeit prüfen

A1Ist dieser Prozessschritt für das Endergebnis erforderlich?

A2Würde jemand diesen Schritt vermissen, wenn er morgen wegfiele?

A3Gibt es eine gesetzliche oder regulatorische Pflicht für diesen Schritt?

A4Wie oft wird dieser Schritt pro Monat durchgeführt?

BKI-Delegationspotenzial

B1Handelt es sich primär um Textarbeit (schreiben, zusammenfassen, übersetzen, formulieren)?

B2Folgt der Schritt einem wiederkehrenden Muster oder einer Vorlage?

B3Kann das Ergebnis ohne Fachwissen auf Korrektheit geprüft werden?

B4Ist die Fehlertoleranz hoch genug für eine KI-Erstellung?

B5Enthält der Schritt personenbezogene oder vertrauliche Daten?

CKI-Unterstützungspotenzial

C1Kann KI einen ersten Entwurf liefern, den ein Mensch überarbeitet?

C2Kann KI bei der Recherche oder Informationsbeschaffung helfen?

C3Kann KI Daten analysieren oder Muster erkennen, die den Schritt beschleunigen?

C4Kann KI die Qualitätssicherung dieses Schritts übernehmen (Korrekturlesen, Plausibilitätsprüfung)?

C5Kann KI Vorlagen oder Templates für diesen Schritt erstellen?

C6Kann KI die Kommunikation in diesem Schritt übernehmen oder vorbereiten?

DAufwand und Wirtschaftlichkeit

D1Wie viel Zeit kostet dieser Schritt aktuell pro Durchführung?

D2Wie viele Personen im Team führen diesen Schritt durch?

D3Wie hoch ist die aktuelle Fehlerquote bei diesem Schritt?

D4Wie schnell könnte ein KI-Tool für diesen Schritt eingeführt werden?

EGesamtbewertung

E1Wie bewerten Sie das KI-Potenzial dieses Prozessschritts?

E2Priorität für die Umsetzung?

Häufige Fragen zum Prozess-Check

Welche Prozesse eignen sich für KI?: Gut geeignet sind wiederkehrende Aufgaben mit Text, klaren Vorgaben und tolerierbarer Fehlerquote – E-Mails, Protokolle, Angebotstexte, Zusammenfassungen, Übersetzungen, Stellenanzeigen. Schlecht geeignet sind Aufgaben mit rechtlicher Bindungswirkung, mit stark schwankendem Kontext oder solche, bei denen die Prüfung des Ergebnisses länger dauert als die Aufgabe selbst.
Was bedeutet 'eliminieren, delegieren, unterstützen, manuell'?: Eliminieren heißt: Der Schritt wird gar nicht mehr gebraucht – das ist die günstigste Optimierung und wird meist übersehen. Delegieren heißt: KI erstellt den Entwurf, ein Mensch gibt frei. Unterstützen heißt: Der Mensch arbeitet, KI liefert Vorschläge oder prüft. Manuell heißt: bewusst ohne KI, weil Verantwortung, Vertraulichkeit oder Qualität dagegen sprechen.
Sollte man Prozesse erst optimieren oder gleich KI einsetzen?: Erst prüfen, ob der Schritt überhaupt nötig ist. Einen überflüssigen Prozess mit KI zu beschleunigen, macht ihn nur schneller überflüssig. Deshalb beginnt der Check mit der Frage nach der Notwendigkeit und erst danach mit der Frage nach der KI-Eignung.

Danach weiterarbeiten

KI einführen: das Vorgehen – vom identifizierten Prozess zum laufenden Betrieb.
Anwendungsfälle – ausgearbeitete Beispiele für die Aufgaben, die Sie delegieren wollen.
ROI-Rechner – was die delegierten Vorgänge an Zeit und Geld sparen.

Sie haben das Ergebnis – wer setzt es um?

Sie wissen jetzt, welche Abläufe sich eignen. Der Schritt danach – Prozesse umbauen, Menschen mitnehmen, Ergebnisse absichern – ist der, an dem es im Alltag hakt.

Ein 30-minütiges Gespräch, in dem wir Ihr Ergebnis durchgehen und die nächsten drei Schritte benennen – kostenlos und ohne Verpflichtung.
Auf Wunsch: Begleitung bei Richtlinie, Schulung und Rollout – für Betriebe von 10 bis 2.500 Mitarbeitenden.

Ergebnis besprechen Oder erst selbst weiterlesen: KI-Enablement