KI einführen: das Vorgehen
Von der Prozessliste zum laufenden Betrieb – in sechs nachvollziehbaren Schritten.
Wer KI einführen will, steht vor einem Auswahlproblem, nicht vor einem Technikproblem. Die Werkzeuge sind vorhanden, funktionieren und kosten wenig. Die eigentliche Arbeit besteht darin, zu bestimmen, welche der hundert Tätigkeiten im Unternehmen sich überhaupt eignen – und in welcher Reihenfolge man sie angeht.
Dieses Vorgehen arbeitet sich deshalb von grob nach fein vor: erst alle Prozesse auflisten, dann in Einzelschritte zerlegen, dann jeden Schritt bewerten, priorisieren, pilotieren und schließlich entscheiden. Es klingt aufwendiger, als es ist – für eine Abteilung ist der Durchlauf an einem Tag zu schaffen.
Für wen: Prozessverantwortliche, Team- und Abteilungsleitung, Projektverantwortliche
Die vier möglichen Ergebnisse pro Prozessschritt
Jeder einzelne Arbeitsschritt landet am Ende in einer von vier Kategorien. Diese Einteilung ist der Kern des Vorgehens, weil sie eine Entscheidung erzwingt, statt alles pauschal als „KI-fähig“ oder „nicht KI-fähig“ abzustempeln.
- Eliminieren – der Schritt wird gar nicht mehr gebraucht. Die günstigste Optimierung, und die am häufigsten übersehene.
- An KI delegieren – KI erstellt den Entwurf, ein Mensch prüft und gibt frei.
- KI-unterstützt – der Mensch arbeitet, KI liefert Vorschläge, prüft oder fasst zusammen.
- Manuell belassen – bewusst ohne KI, weil Verantwortung, Vertraulichkeit oder Qualitätsanforderungen dagegen sprechen.
Woran man einen gut geeigneten Schritt erkennt
- Er wiederholt sich regelmäßig und läuft nach einem erkennbaren Muster ab.
- Sein Ergebnis ist überwiegend Text, Struktur oder Zusammenfassung.
- Ein Mensch kann in kurzer Zeit beurteilen, ob das Ergebnis brauchbar ist.
- Ein Fehler wird bemerkt, bevor er nach außen wirkt.
- Es müssen keine besonders schützenswerten personenbezogenen Daten hineingegeben werden.
Und woran ein ungeeigneter
- Das Ergebnis geht ungeprüft an Kunden, Behörden oder in Verträge.
- Die Prüfung des Ergebnisses dauert länger als die Aufgabe selbst.
- Der Kontext ändert sich bei jedem Durchlauf grundlegend.
- Es sind Gesundheits-, Bewerber- oder andere sensible Daten im Spiel, für die keine Freigabe vorliegt.
Schritt für Schritt
- 1
Prozesse inventarisieren
Eine vollständige Liste aller regelmäßig durchgeführten Prozesse in Team oder Abteilung – auch die, die trivial erscheinen. Gerade dort steckt oft die meiste addierte Zeit.
- Alle wiederkehrenden Tätigkeiten auflisten (täglich, wöchentlich, monatlich)
- Zeitaufwand pro Durchlauf schätzen
- Häufigkeit notieren und daraus den Monatsaufwand errechnen
- Verantwortliche zuordnen
Ergebnis: Prozessinventar mit Aufwand und Häufigkeit
- 2
Prozessschritte aufschlüsseln
Jeden Prozess in Einzelschritte zerlegen. Erst auf Schrittebene lässt sich beurteilen, wo KI hilft – ein Prozess ist fast nie als Ganzes geeignet oder ungeeignet.
- Prozesse in einzelne Arbeitsschritte aufteilen
- Art des Schritts bestimmen: manuell, digital, kommunikativ, kreativ, analytisch
- Ein- und Ausgangsinformationen je Schritt festhalten
- Wartezeiten und Engpässe markieren
Ergebnis: Prozesslandkarte mit allen Einzelschritten
- 3
Jeden Schritt bewerten
Jetzt wird jeder Schritt einer der vier Kategorien zugeordnet. Der interaktive Prozess-Check führt mit gezielten Fragen durch diese Bewertung und liefert das Ergebnis als PDF.
- Pro Schritt entscheiden: eliminieren, delegieren, unterstützen, manuell
- Quick Wins markieren: hoher Aufwand und gute Eignung
- Datenschutz- und Qualitätsrisiken notieren
- Einsparpotenzial in Stunden pro Monat schätzen
Ergebnis: Bewertete Prozessschritte mit Priorisierung
- 4
Nach Wirkung und Aufwand priorisieren
Nicht alles gleichzeitig. Sortieren Sie nach dem Verhältnis von Einsparpotenzial zu Einführungsaufwand und beginnen Sie oben.
- Einfache Matrix aus Wirkung und Aufwand erstellen
- Die fünf besten Quick Wins festlegen
- Benötigte Werkzeuge und Lizenzen bestimmen
- Datenschutzfreigaben klären, bevor der Pilot startet
Ergebnis: Priorisierte Roadmap
- 5
Pilotieren
Die obersten Quick Wins mit einem kleinen Team umsetzen, zwei bis vier Wochen lang, mit vorher definierten Erfolgskriterien.
- Pilot-Team von zwei bis fünf Personen auswählen
- Werkzeug einrichten und Zugänge klären
- Erfolgskriterien festlegen: Zeit, Qualität, Zufriedenheit
- Wöchentliche Rückmelderunden einplanen
Ergebnis: Messbare Ergebnisse aus dem echten Betrieb
- 6
Auswerten und ausrollen
Vorher-Nachher vergleichen, Erfahrungen dokumentieren – auch die negativen – und entscheiden, was auf weitere Teams übertragen wird.
- Vorher-Nachher-Vergleich für Zeit, Kosten und Qualität erstellen
- Rückmeldungen des Teams auswerten
- Nutzungsregeln aus der Praxis ableiten statt sie vorab zu erfinden
- Nächste Prozesse aus der Roadmap ziehen
Ergebnis: Entscheidungsgrundlage für den Rollout
Werkzeuge zu diesem Thema
Häufige Fragen
- Welche Prozesse eignen sich für KI?
- Wiederkehrende Aufgaben mit hohem Textanteil, klaren Vorgaben und einer Prüfung, die schneller geht als die Aufgabe selbst: E-Mails, Protokolle, Angebotstexte, Zusammenfassungen, Übersetzungen, Stellenanzeigen. Ungeeignet sind Aufgaben mit rechtlicher Bindungswirkung, stark wechselndem Kontext oder besonders schützenswerten Daten ohne geklärte Freigabe.
- Sollte man Prozesse erst optimieren oder direkt KI einsetzen?
- Erst prüfen, ob der Schritt überhaupt nötig ist. Einen überflüssigen Prozess mit KI zu beschleunigen, macht ihn nur schneller überflüssig. Deshalb steht „eliminieren“ bewusst an erster Stelle der vier möglichen Ergebnisse.
- Wie lange dauert eine KI-Einführung?
- Für eine Abteilung: Prozessinventur und Bewertung an einem Tag, Pilot in zwei bis vier Wochen, Auswertung in einer Woche. Der Rollout auf weitere Teams braucht anschließend so lange, wie Schulung und Begleitung dauern – das ist der Teil, der regelmäßig unterschätzt wird.
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