KI-Nutzungsrichtlinie

Eine Seite, die regelt, was mit KI erlaubt ist und was nicht.

ca. 1 Stunde zum AusfüllenGeschäftsführung, IT-Leitung, Datenschutzbeauftragte

Wann Sie diese Vorlage brauchen

  • Mitarbeitende nutzen KI bereits, aber niemand hat je gesagt, was erlaubt ist.
  • Sie führen ein KI-Werkzeug ein und brauchen die Regel vor dem Rollout.
  • Der Datenschutzbeauftragte oder die Revision fragt nach einer schriftlichen Regelung.

Was Sie anpassen müssen

  • Die Liste der freigegebenen Werkzeuge — ohne sie ist die Richtlinie wertlos.
  • Die zuständige Person mit Name, nicht mit Funktionsbezeichnung.
  • Die Datenkategorien: Was bei Ihnen „vertraulich“ heißt, weiß nur Ihr Haus.
  • Die Konsequenzen bei Verstoß — abgestimmt mit Personalabteilung und ggf. Betriebsrat.

Vorlage · Platzhalter in eckigen Klammern ausfüllen

1. Zweck und Geltungsbereich

Diese Richtlinie regelt den Einsatz von Systemen der künstlichen Intelligenz (nachfolgend „KI-Werkzeuge“) bei [UNTERNEHMEN]. Sie gilt für alle Beschäftigten einschließlich Auszubildender, Werkstudierender sowie für Leiharbeitnehmerinnen und -arbeitnehmer. Ziel ist es, den Nutzen von KI-Werkzeugen zu erschließen und zugleich Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, personenbezogene Daten und die Rechte Dritter zu schützen.

Anmerkung: Der Geltungsbereich sollte breiter sein als nur „Mitarbeitende“ — Externe mit Zugang zu Ihren Systemen sind der häufigste blinde Fleck. (steht nicht im heruntergeladenen Dokument)

2. Freigegebene Werkzeuge

Für die dienstliche Nutzung sind ausschließlich folgende KI-Werkzeuge freigegeben:
  • [WERKZEUG 1] — freigegeben für: [EINSATZZWECK]
  • [WERKZEUG 2] — freigegeben für: [EINSATZZWECK]
  • Die Nutzung weiterer KI-Werkzeuge für dienstliche Zwecke ist vorab mit [VERANTWORTLICHE PERSON] abzustimmen.
  • Die Nutzung privater Konten für dienstliche Aufgaben ist nicht zulässig, auch nicht übergangsweise.

Anmerkung: Ein Verbot ohne freigegebene Alternative erzeugt Schatten-KI statt Sicherheit. Diese Liste muss vor Veröffentlichung der Richtlinie gefüllt sein. (steht nicht im heruntergeladenen Dokument)

3. Daten, die nicht eingegeben werden dürfen

In KI-Werkzeuge dürfen ohne ausdrückliche vorherige Freigabe nicht eingegeben werden:
  • Personenbezogene Daten von Beschäftigten, Kundinnen und Kunden, Bewerbenden oder Lieferanten (Namen, Kontaktdaten, Personalnummern, Gesundheitsdaten, Bewerbungsunterlagen)
  • Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO
  • Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, insbesondere Kalkulationen, Rezepturen, Quellcode, Konstruktionsunterlagen, unveröffentlichte Zahlen
  • Vertragsunterlagen und Korrespondenz Dritter, soweit keine Erlaubnis vorliegt
  • Zugangsdaten, Schlüssel, Tokens
  • [WEITERE KATEGORIE NACH IHREM SCHUTZBEDARF]

Anmerkung: Anonymisieren heißt nicht, den Namen zu ersetzen. Wenn sich aus dem Rest die Person ergibt, ist es weiterhin personenbezogen. (steht nicht im heruntergeladenen Dokument)

4. Verantwortung für Ergebnisse

KI-Werkzeuge erzeugen Vorschläge, keine geprüften Ergebnisse. Wer ein KI-Ergebnis verwendet, verantwortet es wie eine eigene Arbeit. Vor jeder Weitergabe nach außen sind fachliche Richtigkeit, Vollständigkeit und Quellen zu prüfen. Für Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder erheblicher Auswirkung auf Personen ist eine menschliche Prüfung zwingend; eine ausschließlich automatisierte Entscheidung findet nicht statt.

5. Kennzeichnung

KI-Unterstützung ist zu kennzeichnen bei: [BEISPIELE, ETWA VERÖFFENTLICHUNGEN, GUTACHTEN, KUNDENKORRESPONDENZ MIT RECHTLICHER WIRKUNG]. Für interne Entwürfe und Routinetexte ist keine Kennzeichnung erforderlich.

Anmerkung: Eine Kennzeichnungspflicht für jede E-Mail wird nach zwei Wochen ignoriert. Beschränken Sie sie auf Fälle, in denen sie einen Zweck erfüllt. (steht nicht im heruntergeladenen Dokument)

6. Urheberrecht und Rechte Dritter

Es dürfen keine urheberrechtlich geschützten Werke Dritter in KI-Werkzeuge eingegeben werden, soweit keine Nutzungserlaubnis besteht. Erzeugte Inhalte sind vor der Verwendung auf erkennbare Rechtsverletzungen zu prüfen, insbesondere bei Bildern, Logos und längeren Textpassagen.

7. Zuständigkeit und Fragen

Zuständig für diese Richtlinie und für Freigaben ist [NAME, FUNKTION, KONTAKT]. Fragen zur Anwendung, Vorschläge für weitere Werkzeuge und Zweifelsfälle sind dort zu klären. Im Zweifel gilt: erst fragen, dann eingeben.

Anmerkung: Eine namentlich benannte Person, keine Funktionsadresse. Regeln ohne erreichbaren Ansprechpartner werden nicht befolgt, sondern umgangen. (steht nicht im heruntergeladenen Dokument)

8. Verstöße

Verstöße gegen diese Richtlinie können arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. [ABSTIMMUNG MIT PERSONALABTEILUNG UND GGF. BETRIEBSRAT].

9. Inkrafttreten und Überprüfung

Diese Richtlinie tritt am [DATUM] in Kraft. Sie wird spätestens am [DATUM + 12 MONATE] überprüft und bei wesentlichen Änderungen der Rechtslage oder der eingesetzten Werkzeuge früher angepasst. [ORT], [DATUM] [UNTERSCHRIFT GESCHÄFTSLEITUNG]

Anmerkung: Das Überprüfungsdatum ist kein Formalismus: Die Werkzeugliste veraltet erfahrungsgemäß innerhalb eines Jahres. (steht nicht im heruntergeladenen Dokument)

Der Hintergrund zu dieser Vorlage

Warum es dieses Dokument braucht, welche Fehler häufig gemacht werden und was sich mit der Unternehmensgröße ändert, steht unter KI-Richtlinie: Aufbau und Inhalte.

Weitere Vorlagen

Betriebsvereinbarung KI (Muster)

Verhandlungsgrundlage für die Mitbestimmung — mit den Punkten, an denen es üblicherweise hakt.

AVV-Prüfcheckliste für KI-Anbieter

Die Punkte, die im AVV eines KI-Anbieters geprüft sein müssen — bevor ausgerollt wird.

Schulungsnachweis KI-Kompetenz (Art. 4 EU AI Act)

Konzept und Teilnahmenachweis für die Pflicht aus Artikel 4 — prüffähig dokumentiert.

Sie haben das Ergebnis – wer setzt es um?

Eine Vorlage nimmt Ihnen das Schreiben ab, nicht das Entscheiden. Die Lücken sind genau die Stellen, an denen es im Unternehmen unbequem wird – wer freigibt, was verboten bleibt, und was bei Verstoß passiert.

  • Ein 30-minütiges Gespräch, in dem wir Ihr Ergebnis durchgehen und die nächsten drei Schritte benennen – kostenlos und ohne Verpflichtung.
  • Auf Wunsch: Begleitung bei Richtlinie, Schulung und Rollout – für Betriebe von 10 bis 2.500 Mitarbeitenden.
Ergebnis besprechenOder erst selbst weiterlesen: KI-Enablement