Kosten und Nutzen von KI
Die Lizenz ist der kleinere Teil. Der größere ist die Zeit, die die Einführung kostet.
KI-Wirtschaftlichkeitsrechnungen sind fast immer zu optimistisch, und zwar aus einem einzigen Grund: Sie unterstellen, dass alle mitmachen. Lizenzen werden für die gesamte Belegschaft gekauft, der Nutzen wird für die gesamte Belegschaft gerechnet – tatsächlich nutzen ohne begleitende Schulung erfahrungsgemäß nur 20 bis 40 Prozent das Werkzeug regelmäßig.
Eine belastbare Rechnung trennt deshalb drei Größen: die Lizenzkosten für alle, den Nutzen der tatsächlich aktiven Nutzenden und die einmaligen Einführungskosten im ersten Jahr. Wer diese drei sauber trennt, bekommt eine Zahl, die auch in der zweiten Nachfrage standhält.
Für wen: Geschäftsführung, Controlling, Projektverantwortliche
Die drei Kostenblöcke
- Lizenzkosten: laufend, gut kalkulierbar, meist 0 bis 30 Euro pro Nutzer und Monat je nach Tarif.
- Einführungskosten: einmalig, schlecht sichtbar – Schulung, Abstimmung, Regeln, Multiplikatoren. Rechnen Sie mit etwa zwei Stunden pro Person, bewertet mit dem internen Stundensatz.
- Laufende Betreuung: Ansprechpartner, Aktualisierung der Regeln, Nachschulung neuer Mitarbeitender. Wird fast immer vergessen und ist ab etwa 250 Mitarbeitenden ein eigener Posten.
Die Nutzenseite ehrlich rechnen
Eingesparte Zeit ist nur dann ein Nutzen, wenn sie für etwas anderes verwendet wird. Zehn Minuten pro Vorgang bei einer Aufgabe, die dreimal pro Woche anfällt, summieren sich über ein Jahr auf gut 26 Stunden pro Person – das ist real, aber es entsteht keine zusätzliche Kapazität, wenn diese Minuten im Tagesgeschäft verpuffen.
Aussagekräftiger als die reine Zeitrechnung sind deshalb Größen, die sich außen zeigen: kürzere Antwortzeiten gegenüber Kunden, mehr bearbeitete Anfragen pro Woche, weniger Überstunden in der Angebotserstellung.
Kennzahlen, die Sie nach sechs Monaten brauchen
- Adoptionsrate: Anteil der Lizenzinhaber, die das Werkzeug wöchentlich nutzen.
- Zeitersparnis pro Vorgang, erhoben im Vorher-Nachher-Vergleich – nicht geschätzt.
- Kosten pro aktivem Nutzer statt Kosten pro Lizenz. Diese Zahl fällt oft ernüchternd aus und ist der beste Hebel.
- Anzahl der Anwendungsfälle im Regelbetrieb – wächst sie nicht, ist der Pilot ein Einzelfall geblieben.
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Häufige Fragen
- Was kostet KI pro Mitarbeiter im Monat?
- Gängige Unternehmenstarife für KI-Assistenten liegen zwischen 0 Euro für kostenlose Varianten und etwa 20 bis 30 Euro pro Nutzer und Monat für Business- oder Enterprise-Tarife. Dazu kommen im ersten Jahr die einmaligen Einführungskosten, die bei rund zwei Stunden pro Person liegen – bei einem internen Stundensatz von 50 Euro sind das weitere 100 Euro pro Kopf.
- Ab wann rechnet sich KI im Unternehmen?
- Bei wiederkehrender Textarbeit meist schon im ersten Jahr, sofern die Adoptionsrate stimmt. Rechnerisch reicht eine Zeitersparnis von etwa einer halben Stunde pro Nutzer und Monat, um eine Lizenz von 25 Euro bei einem Stundensatz von 50 Euro zu decken. Der kritische Faktor ist nicht die Ersparnis pro Vorgang, sondern wie viele Menschen das Werkzeug tatsächlich benutzen.
- Sollten wir Lizenzen für alle kaufen?
- Bis etwa 250 Mitarbeitende ist das meist einfacher und billiger als die Verwaltung von Ausnahmen. Darüber lohnt sich eine gestufte Vergabe nach Rollen: Wer überwiegend Text produziert, bekommt eine Lizenz; wer sie zweimal im Quartal bräuchte, arbeitet über einen freigegebenen Basiszugang. Der Unterschied kann bei 2.500 Mitarbeitenden mehrere hunderttausend Euro im Jahr ausmachen.
- Wie belegt man den Nutzen gegenüber der Geschäftsführung?
- Mit einem Vorher-Wert, der vor dem Piloten erhoben wurde. Das ist der einzige unersetzliche Schritt: Wer nicht gemessen hat, wie lange eine Aufgabe vorher dauerte, kann hinterher nichts belegen. Alles andere – Adoptionsrate, Kosten pro aktivem Nutzer, Zahl der Anwendungsfälle – lässt sich auch später noch erheben.
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